Menyusun dan Mengevaluasi SOP Tanggung Jawab Siapa ?

Siapa yang Bertanggung Jawab Menyusun dan Mengevaluasi SOP di Dalam Perusahaan?

Tanggung jawab menyusun dan mengevaluasi SOP (Standard Operating Procedure) sebaiknya berada pada pemilik proses atau process owner, dengan dukungan tim operasional, QA/Quality, HR, Legal/Compliance, dan manajemen sesuai kebutuhan. Process owner bertanggung jawab memastikan prosedur menggambarkan proses kerja yang sebenarnya, memenuhi standar perusahaan, menghasilkan output yang diharapkan, serta tetap relevan ketika bisnis mengalami perubahan. Sementara itu, tim dokumentasi dapat membantu menyusun naskah, QA menilai kontrol dan konsistensi, HR mendukung pelatihan, dan manajemen memberikan persetujuan berdasarkan kewenangannya. Dengan pembagian peran yang jelas, SOP tidak berhenti sebagai dokumen administratif, tetapi menjadi sistem kerja yang membantu perusahaan menjaga kualitas, efisiensi, dan akuntabilitas.

Mengapa Penyusunan SOP Harus Melibatkan Beberapa Pihak?

Pertanyaan mengenai siapa yang membuat SOP sering memunculkan jawaban HR, Quality Assurance, atau manajemen. Padahal, prosedur operasional merupakan bagian dari sistem kerja yang mengatur bagaimana perusahaan menjalankan aktivitas, membagi tanggung jawab, mengendalikan risiko, dan mencapai standar kinerja.

Karena itu, orang yang menulis SOP belum tentu menjadi pemilik prosesnya. HR dapat membantu menyusun format dan mengelola sosialisasi, tetapi tidak otomatis memahami seluruh detail proses pengadaan, produksi, keuangan, atau pelayanan pelanggan. Sebaliknya, karyawan operasional memahami pekerjaan sehari-hari, tetapi belum tentu memiliki kewenangan untuk menyetujui perubahan prosedur.

Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawab, Konsultan Bisnis Indonesia (konsultan.web.id) menerapkan pendekatan yang menempatkan process owner sebagai pemegang akuntabilitas utama, sedangkan fungsi pendukung menjalankan peran sesuai kompetensinya. Pembagian ini juga membantu perusahaan menentukan siapa yang harus mengambil keputusan ketika muncul ketidaksesuaian antara SOP dan kondisi lapangan.

Dengan pembagian tersebut, penulis SOP dan pemilik SOP tidak harus merupakan orang yang sama. Tim dokumentasi dapat membantu menyusun naskah, tetapi process owner tetap bertanggung jawab atas isi dan efektivitas proses. Pendekatan ini relevan bagi UMKM yang sedang membangun struktur kerja maupun perusahaan yang mulai memisahkan fungsi operasional, pengawasan, dan manajemen.

Process Owner Menjadi Pemegang Tanggung Jawab Utama

Jika perusahaan perlu menunjuk satu pihak yang paling bertanggung jawab terhadap SOP, process owner merupakan pilihan yang paling tepat. Pemilik proses memahami tujuan aktivitas, sumber daya yang digunakan, risiko yang muncul, serta hasil yang harus dicapai.

Contohnya, Procurement Manager dapat menjadi process owner untuk SOP pengadaan karena mengelola keseluruhan proses procurement. Namun, penyusunannya tetap membutuhkan masukan dari Finance, Legal, User Department, Warehouse, dan fungsi lain yang berinteraksi dengan pengadaan.

Pembagian tanggung jawab tersebut dapat mengikuti alur berikut:

• Process Owner: menentukan tujuan dan standar proses.
• Subject Matter Expert: menjelaskan kebutuhan dan langkah teknis.
• QA/Quality: memeriksa risiko, kontrol, dan konsistensi.
• Management: memberikan persetujuan sesuai governance.
• Pengguna: menjalankan prosedur dan menyampaikan temuan.

Meski demikian, tingkat dokumentasi perlu menyesuaikan karakter proses. Proses yang memiliki risiko tinggi, melibatkan banyak fungsi, atau berdampak langsung terhadap pelanggan dan keuangan membutuhkan pengendalian yang lebih kuat daripada pekerjaan rutin dengan risiko rendah. Untuk memahami hubungan antara dokumentasi dan pelaksanaan kerja, perusahaan dapat membaca perbedaan SOP dan workflow untuk efisiensi bisnis.

Apakah HR Bertanggung Jawab Menyusun Semua SOP?

Tidak. HR bertanggung jawab terhadap SOP yang berada dalam ruang lingkup proses Human Resources. Contohnya, rekrutmen, onboarding, cuti, pengembangan karyawan, dan administrasi personalia. Untuk proses lain, ownership mengikuti fungsi yang menjalankan dan mengendalikan aktivitas tersebut.

• SOP Produksi → Production Manager
• SOP Procurement → Procurement Manager
• SOP Finance → Finance Manager
• SOP Customer Service → Customer Service Manager
• SOP IT Incident Management → IT Manager
• SOP Recruitment → HR Manager

HR tetap memegang peran penting dalam memastikan karyawan memahami prosedur, memperoleh pelatihan, dan memiliki kompetensi yang diperlukan. Dengan demikian, SOP tidak hanya menjadi dokumen yang tersimpan di komputer, tetapi menjadi pedoman yang benar-benar digunakan oleh tim.

Bagi perusahaan yang sedang membangun sistem operasional, penguatan peran tersebut dapat berjalan bersamaan dengan pengembangan manajemen operasional. Pendekatan ini membantu menghubungkan SOP, workflow, pembagian tugas, KPI, pengendalian kualitas, dan evaluasi kinerja dalam satu sistem kerja yang saling mendukung.

Bagaimana Alur Penyusunan SOP yang Efektif?

Penyusunan SOP sebaiknya dimulai dengan memahami proses aktual, bukan sekadar mengisi template dokumen. Konsultan Bisnis Indonesia menggunakan alur yang membantu perusahaan menghubungkan identifikasi proses dengan implementasi dan perbaikan berkelanjutan.

Identifikasi Proses → Tentukan Process Owner → Petakan Proses → Identifikasi Risiko → Susun Draft → Review → Approval → Implementasi → Monitoring → Evaluasi → Revisi

Checklist Penyusunan SOP

• Proses memiliki process owner yang jelas.
• Tujuan, input, dan output proses telah ditentukan.
• Alur kerja mencerminkan praktik operasional aktual.
• Risiko dan titik kontrol telah diidentifikasi.
• Peran dan tanggung jawab setiap pihak telah ditetapkan.
• Standar hasil dan indikator kinerja telah ditentukan.
• Formulir dan dokumen pendukung tersedia.
• Pengguna proses telah meninjau draft.
• Pihak berwenang telah memberikan persetujuan.
• Pengguna memperoleh sosialisasi atau pelatihan.
• Versi, tanggal berlaku, dan riwayat perubahan tercatat.
• Jadwal atau pemicu evaluasi berikutnya telah ditentukan.

Untuk UMKM yang belum memiliki dokumentasi formal, langkah awal dapat berupa pemetaan satu proses yang paling sering menimbulkan masalah. Misalnya, proses penerimaan pesanan, pemeriksaan produk, atau penanganan komplain pelanggan. Pendekatan bertahap ini sejalan dengan pembahasan cara membuat SOP UMKM yang praktis dan mudah diterapkan.

Siapa yang Bertanggung Jawab Mengevaluasi SOP?

Process owner tetap menjadi pihak utama dalam evaluasi SOP, tetapi evaluasi sebaiknya melibatkan fungsi lain sesuai kebutuhan. Tujuannya bukan sekadar memeriksa apakah karyawan mengikuti prosedur, melainkan memastikan prosedur masih menghasilkan kinerja yang diharapkan.

QA dapat memeriksa kontrol dan kualitas, Compliance menilai perubahan regulasi, sedangkan pengguna proses memberikan umpan balik mengenai hambatan implementasi. Internal Audit dapat mengevaluasi pengendalian dan governance sesuai mandatnya. Selanjutnya, manajemen menilai apakah proses masih mendukung tujuan bisnis dan memerlukan perubahan prioritas.

Pertanyaan evaluasi sebaiknya tidak berhenti pada:

“Apakah karyawan mengikuti SOP?”

Pertanyaan yang lebih mendasar adalah:

“Apakah SOP masih menghasilkan proses dan output yang diharapkan?”

Sebagai contoh, perusahaan mungkin memiliki SOP yang mengharuskan lima tahap persetujuan. Seluruh karyawan mematuhi prosedur tersebut, tetapi waktu penyelesaian transaksi terus meningkat. Dalam kondisi ini, perusahaan perlu menilai apakah setiap tahap approval memberikan kontrol yang sepadan dengan waktu dan biaya yang muncul.

Evaluasi proses juga dapat membantu manajemen menghubungkan perubahan prosedur dengan target bisnis. Referensi mengenai scenario planning untuk menghadapi perubahan kebijakan dan kondisi ekonomi relevan ketika perusahaan perlu mengantisipasi perubahan eksternal yang memengaruhi proses, biaya, atau kapasitas operasional.

Kapan SOP Harus Dievaluasi?

Tidak ada satu interval evaluasi yang otomatis cocok untuk seluruh perusahaan. Frekuensinya perlu mempertimbangkan risiko, kompleksitas proses, perubahan teknologi, struktur organisasi, regulasi, dan performa aktual. Karena itu, evaluasi dapat berlangsung secara periodik maupun ketika muncul pemicu tertentu.

Perusahaan dapat menerapkan siklus Review → Maintain → Calibrate → Follow Up. Namun, jadwal review tidak boleh menggantikan kebutuhan untuk mengevaluasi SOP ketika proses mengalami perubahan besar. Pembahasan mengenai teknik menilai kondisi bisnis melalui business checkup dapat menjadi referensi untuk menghubungkan evaluasi prosedur dengan kondisi operasional dan kinerja perusahaan secara lebih luas.

Bagaimana Mengevaluasi SOP Secara Objektif?

Evaluasi SOP perlu menggunakan bukti yang dapat diperiksa, bukan hanya pendapat atau asumsi. Konsultan Bisnis Indonesia merekomendasikan lima lapisan evaluasi agar perusahaan dapat menilai kepatuhan sekaligus efektivitas prosedur.

Misalnya, sebuah SOP pengadaan mengharuskan tiga tahap persetujuan. Seluruh pengguna mematuhi prosedur, tetapi proses tersebut menyebabkan keterlambatan pembelian bahan baku. Evaluasi dapat menunjukkan bahwa salah satu tahap approval tidak lagi memberikan kontrol yang memadai untuk membenarkan waktu tambahan.

Dengan demikian, kepatuhan terhadap SOP tidak selalu berarti prosedur telah berjalan efektif. Perusahaan perlu menilai apakah standar yang berlaku benar-benar mendukung tujuan proses, menjaga kualitas, dan mengendalikan risiko tanpa menciptakan hambatan yang tidak perlu.

Hasil evaluasi juga perlu terhubung dengan pengukuran kinerja. Perusahaan dapat memperdalam mekanisme tersebut melalui artikel performance management berbasis KPI dan OKR untuk membantu menghubungkan target, pelaksanaan, dan tindak lanjut perbaikan.

Siapa yang Menyetujui SOP?

Approval sebaiknya diberikan oleh pihak yang memiliki otoritas terhadap proses atau risiko terkait, bukan otomatis oleh orang yang menulis dokumen. Pembagian kewenangan perlu mengikuti struktur organisasi dan governance perusahaan.

Contohnya, pada SOP operasional gudang, Warehouse Manager dapat menjadi process owner, QA meninjau aspek kualitas, Finance memberikan masukan mengenai kontrol persediaan jika relevan, dan manajemen menyetujui perubahan yang melampaui kewenangan unit.

Untuk memperjelas pembagian tugas, perusahaan dapat menggunakan RACI Matrix. Responsible merupakan pihak yang menjalankan pekerjaan, Accountable merupakan pihak yang memegang akuntabilitas akhir, Consulted merupakan pihak yang memberikan masukan, sedangkan Informed merupakan pihak yang menerima informasi mengenai keputusan atau pelaksanaan.

Pada perusahaan kecil, satu orang dapat menjalankan beberapa fungsi. Namun, ketika organisasi semakin besar atau proses memiliki risiko tinggi, pemisahan antara drafting, reviewing, dan approval membantu mengurangi konflik kepentingan serta memperjelas akuntabilitas.

Apa Risiko Jika Tidak Ada Pemilik SOP?

Tanpa process owner, SOP berisiko menjadi dokumen yang dimiliki semua orang tetapi tidak memiliki penanggung jawab yang jelas. Kondisi ini dapat menimbulkan masalah ketika proses berubah, karyawan baru bergabung, atau perusahaan mulai memperluas kegiatan operasional.

• SOP tidak diperbarui ketika proses berubah.
• Karyawan menggunakan versi dokumen yang berbeda.
• Prosedur tidak lagi sesuai dengan kondisi lapangan.
• Temuan audit atau kesalahan operasional terus berulang.
• Approval dan kewenangan tidak jelas.
• Perubahan proses tidak tercatat dengan baik.
• Manajemen kesulitan menentukan pihak yang harus melakukan perbaikan.

Risiko tersebut semakin besar ketika perusahaan bertumbuh karena jumlah fungsi, karyawan, pelanggan, cabang, dan interaksi antarproses ikut meningkat. Oleh karena itu, penguatan ownership SOP sebaiknya berjalan bersama pengembangan sistem kerja, pembagian kewenangan, dan pengukuran kinerja.

Bagi perusahaan yang membutuhkan pendekatan lebih menyeluruh, Konsultan Bisnis dapat membantu menghubungkan evaluasi proses, perancangan SOP, penguatan governance, serta implementasi sistem operasional sesuai kebutuhan dan kondisi perusahaan.

SOP yang Efektif Memiliki Pemilik, Ukuran Kinerja, dan Siklus Perbaikan

Prinsip utamanya adalah pihak yang memiliki proses harus memegang tanggung jawab terhadap SOP proses tersebut. HR, QA, Legal, Internal Audit, dan manajemen tetap menjalankan fungsi penting, tetapi tidak menggantikan ownership dari unit yang mengelola aktivitas sehari-hari.

SOP yang efektif menggambarkan proses aktual, menetapkan standar, menjelaskan tanggung jawab, menyediakan kontrol, membantu pengguna menjalankan pekerjaan, serta mengukur hasilnya. Ketika kondisi bisnis berubah, process owner perlu menilai relevansi prosedur dan menginisiasi pembaruan yang diperlukan.

Karena itu, siklus pengelolaan SOP tidak cukup berhenti pada Tulis → Cetak → Simpan. Perusahaan perlu menerapkan siklus yang lebih berkelanjutan:

Petakan → Standarkan → Implementasikan → Ukur → Evaluasi → Perbaiki → Standarkan Kembali

Melalui pendekatan tersebut, SOP menjadi bagian dari sistem manajemen operasional yang membantu perusahaan menjaga konsistensi, mengurangi ketergantungan pada individu, memperjelas accountability, dan mengendalikan risiko. Bagi UMKM, startup, maupun korporasi, kualitas SOP pada akhirnya bergantung pada kejelasan pemilik proses dan kesediaan organisasi untuk mengukur serta memperbaiki cara kerjanya secara berkelanjutan.

Ditinjau oleh: Muhammad Ibnu Rusydi, S.T., M.M.

Ingin memperjelas ownership SOP, memperbaiki alur operasional, atau membangun sistem kerja yang lebih terukur? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda melalui WhatsApp untuk mendiskusikan langkah perbaikan yang sesuai dengan kondisi perusahaan.